Forhåndskonferanse

Forhåndskonferansen er et møte mellom utbygger og kommunen før søknad eller melding sendes, og skal sikre at utbygger får den informasjon han trenger tidlig i den videre planleggingen av byggeprosjektet.

Telefon: 51653300
E-post: arealbruk@sola.kommune.no

Formål

Formålet med en forhåndskonferanse er å gi gjensidig orientering for å avklare de forutsetninger og rammebetingelser man finner i lovgivningen og i kommunens arealplaner for å kunne gjennomføre et byggetiltak. Dette er viktig for det videre arbeidet med å utforme søknad, og for den senere saksbehandlingen. Forhåndskonferansen er ment å skulle gi tiltakshaver/søker det best mulig utgangspunkt for å utforme en riktig søknad med nødvendig dokumentasjon. Forhåndskonferansen må ikke forveksles med den ordinære saksbehandling, og det vil ikke bli tatt beslutninger som er rettslig bindende. Forhåndskonferanse er i utgangspunktet en frivillig ordning inntil den kreves av enten tiltakshaver eller kommunen.

Forhåndskonferansen må avklare tiltakets tiltaksklasse(r) og valg av kontrollform(er). Søknad skal etter den nye lov fremmes av ansvarlig søker som skal godkjennes av kommunen. Det er sterkt ønskelig at ansvarlig søker deltar ved forhåndskonferansen.

Gjelder alle typer tiltak

Det kan holdes forhåndskonferanser for alle typer tiltak etter plan- og bygningsloven, uavhengig av tiltakets størrelse og vanskelighetsgrad, og uavhengig av om tiltaket er søknadspliktig, meldepliktig, eller det er unntatt fra krav om saksbehandling.

Tenk likevel over om det er en forhåndskonferanse De trenger, eller om det klarer seg med en uformell samtale/orientering fra Servicetorget, eller byggesakseksjonen.

På forhåndskonferanse skal følgende gjennomgås:
- gjeldende aralplaner
- infrastruktur
- aktuelle lover og myndigheter
- dokumentasjonskrav
- praksis
- saksbehandlingsopplegg, saksbehandlingstid

Protester fra naboer, gjenboere eller andre kan medføre endringer i fremdriftsplanen for saksbehandlingen. Det kan også i saksbehandlingen og ved naboprotester bli påpekt forhold som gjør at det kan fremsettes krav om at tiltaket må endres i forhold til det som blir omsøkt.

Referat

Det skal føres referat fra forhåndskonferansen. Det er kommunen som er ansvarlig for at referatet blir skrevet. Referatet skal godkjennes av tiltakshaver og/eller søker, og gjensidig signeres av begge parter (tiltakshaver/søker, saksbehandler) ved møtets slutt. Tiltakshaver/ søker skal samtidig ha kopi av referatet. Referatet vil være basert på det underlagsmaterialet (kart, tegninger og annen dokumentasjon) som tiltakshaver har brukt i sin redegjørelse. Dersom dette materialet endres i ettertid må man være klar over at de avklaringer som ble gjort på konferansen kanskje ikke gjelder lenger.

Forberedelse/dokumentasjon

For at konferansen skal bli effektiv og gi et best mulig grunnlag for utforming av søknad og videre prosjektering er det viktig at forhåndskonferansen forberedes. Forberedelsen består i at De fyller ut vedlagte skjema og sender dette til planseksjonen sammen med følgende materiale:

• Kart med tiltaket inntegnet.
• Ett sett tegninger (el. gode skisser) av tiltaket (2. eksemplarer ved store tiltak)
• Kort beskrivelse/redegjørelse for tiltaket.

De vil deretter motta skriftlig bekreftelse med angivelse av tidspunkt og deltagere samt en fast agenda for konferansen.