3.1 Politisk organisering

Sola kommune styres etter formannskapsmodellen.

Organisering fra 22. oktober 2015:

Figur 3.1 Politisk organisering i Sola kommune. Ordfører er Ole Ueland (Høyre) og varaordfører er Jan Sigve Tjelta (KrF).

De ulike partienes representasjon i kommunestyret 2018:

* En representant som var innvalgt for Tanangerlisten meldte i 2016 overgang til Senterpartiet.

3.2 Administrativ organisering

Sola kommune er bygget på en tonivåmodell. Det betyr at rådmannen sammen med kommunalsjefene og stabssjefene for organisasjon og økonomi utgjør det strategiske nivået i kommunen. Stillingene har to hovedfunksjoner: De har hovedansvar for strategisk utviklingsarbeid og utviklingsretning for Sola kommune som samfunnsaktør og arbeidsplass, og de har ansvar for helhetlig styring, oppfølging av resultater, drift og tjenesteutvikling. Kommunalsjefene ivaretar tjenesteområdene oppvekst og kultur, levekår og samfunnsutvikling, med ansvar for de underliggende virksomhetene.

Figur 3.2 Organisasjonskart

Sola kommune hadde ved inngangen av 2018 to kommunale foretak: Sola Tomteselskap KF, opprettet av kommunestyret 4. februar 2016, jamfør k-sak 6/16 Etablering av kommunalt tomteselskap, og Sola parkering KF, opprettet av kommunestyret 15. juni 2017, k-sak 38/17.

Formålet til Sola Tomteselskap KF er å organisere kommunens samlede ressurser og kompetanse i en hensiktsmessig organisasjonsstruktur som skal sikre at Sola kommunes behov for areal til kommunal tjenesteproduksjon og boligpolitikk dekkes på en rasjonell måte.

Sola parkering KF har vært operativt fra 1. januar 2018, og skal i første omgang arbeide med å innføre vilkårsparkering i Sola kommune fra og med årsskiftet 2019/2020 (når parkeringsanlegget ved nytt rådhus er ferdigstilt). Etter dette skal foretaket stå for drift og håndheving er kommunens parkeringsordning.

3.3 Styringssystemet

Sola kommune er en kompleks organisasjon som krever et styringssystemet som ivaretar både oppgavene og det administrative og politiske samspillet.

Styringen av Sola kommune skjer gjennom politisk vedtatte reglement, planer og strategier. Kommuneplanen er kommunens overordnede styringsdokument, og gir rammer for utvikling av kommunesamfunnet og forvaltning av arealressursene. Kommuneplanen består av en samfunnsdel og en arealdel. Kommuneplanens samfunnsdel er verktøyet for kommunens helhetlige planlegging. Kommuneplanen legger føringer for den kommunale aktiviteten, og er dermed et viktig beslutningsgrunnlag for sektorenes virksomhet, og er med på å sikre forutsigbarhet i planleggingen. Kommuneplanens arealdel er en del av kommunens langsiktige plangrunnlag, og skal vise sammenhengen mellom samfunnsutvikling, behov for vern og utbygging og framtidig arealbruk. Arealdelen inneholder bestemmelser om hvilke prinsipper og forutsetninger som skal legges til grunn for den mer detaljerte planleggingen som skjer etter at arealdelen er vedtatt.

Ny kommuneplan 2019-2035, både samfunnsdel og arealdel, ble vedtatt i kommunestyret, k-sak 4/19, møte 7. februar 2019. Kommunes visjon, Ansvar for hverandre, videreføres i den nye kommuneplanperioden, og de nye verdiene, raushet, mestring og mot, implementeres i organisasjonen. I tillegg er det vedtatt fire nye strategiske mål. Les mer under del 1 – Samfunn og bærekraft.

Hvert fjerde år, og senest ett år etter kommunestyrets konstituering, skal kommunestyret vedta en planstrategi hvor kommunens planbehov for fireårsperioden blir fastsatt. Planstrategi for inneværende valgperiode ble vedtatt av kommunestyret i k-sak 60/16 i møte 6. oktober 2016.

Kommunal planstrategi skal være en vurdering av kommunens behov for planer i kommunestyreperioden, med utgangspunkt i en drøfting av sentrale utfordringer og strategier kommunen står overfor.

Kommunens totale plansystem består i tillegg av kommunedelplaner og temaplaner, og strategidokumenter knyttet til utviklingen av tjenester.

Kommuneplanens handlingsdel med fireårige delmål og strategier er konkretisert i handlings- og økonomiplanen. Med årlig rullering skjer konkrete politiske prioriteringer av tiltak innenfor den økonomiske rammen kommunen rår over. Årsrapporten er også en del av styringssystemet, og skal gi et helhetlig bilde av kommunens aktiviteter gjennom året, i tillegg til en grundig analyse av det økonomiske resultatet.

I kapittel 9 Vedlegg ligger det en oversikt over eksisterende planer og planbehov for kommunen 2016-2019.

Grafen under viser de viktigste elementene i styringssystemet:

Figur 3.3 De viktigste elementene i styringssystemet

3.4 Kommunens reglement og strategier

Saksbehandlings- og delegasjonsreglement

Etter kommunelovens § 39 skal kommunestyret vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og innstillingsrett det første året i valgperioden. Kommunestyret er det øverste kommunale organet, og det treffer vedtak på vegne av kommunen. Kommunestyret kan delegere sin myndighet ved å gi fullmakt til et annet og underordnet organ til å fatte beslutninger på det overordnede organets vegne. Sola kommune sitt delegeringsreglement er sist vedtatt i Sola kommunestyret 19. mars 2015, k-sak 13/15. Delegeringsreglementet regulerer ansvars-, myndighets- og oppgavefordeling mellom kommunestyret og andre politiske utvalg, og mellom politisk nivå og rådmannen.

Rådmannen har også utarbeidet en videredelegering av rådmannens myndighet til organisasjonen som en såkalt internt delegeringsreglement.

Økonomireglement

Økonomireglementet framgår som kapittel 2 i Delegeringsreglement for Sola kommune. Det regulerer økonomistyring i kommunen, og vedtas samtidig med delegeringsreglementet. Det framgår av økonomireglementet hvilke fullmakter som gis til kommunestyret, formannskapet, utvalgene, rådmannen og virksomheter. Det regulerer videre kravene til økonomirapportering basert på det gjeldende lovverket. Rådmannen har også innarbeidet månedlig økonomirapportering fra virksomhetene til rådmannen som et ledd i økonomistyringen.

Finansreglement

Kommunens finansreglement er sist vedtatt i k-sak 75/16 i møte 15. desember 2016. Den er i tråd med ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning. Finansreglementet gir overordnet rammer og retningslinjer for Sola kommunes finans- og gjeldsforvaltning. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er tillatt innenfor forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, langsiktige aktiva og gjeldsporteføljen. Reglementet skal hindre kommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko, og forvaltningen skal foregå på en slik måte at den ivaretar hensynet til balanse mellom avkastning, risiko og likviditet. Fullmakter til rådmannen er også presisert nøye, og rådmannen utarbeider finansrapport tre ganger i året hvor eventuelle avvik i forholdet til reglementet rapporteres.

Kommunes strategier

Sola kommune har vedtatt flere strategier på overordnet nivå. Dette gjelder blant annet innkjøpsstrategi, arbeidsgiverstrategi, samfunnssikkerhet og beredskap, kommunikasjonsstrategi, HMS-strategi, FFF-strategi, digital strategi, folkehelsestrategi og samskapingsstrategi. Strategiene utarbeides av rådmannen og behandles som hovedregel i administrasjonsutvalget, eller som en del av større prosesser som f.eks. kommuneplanarbeidet. Strategiene gir føringer som kommunen legger til grunn i sitt arbeid på respektive fagområder, herunder overordnende prinsipper, mål- og styringsparameter, fokusområder etc.

3.5 Internkontroll og tilsyn

Som en del av årshjulet og rådmannens behov for en betryggende kontroll, gjennomføres flere overordnende internkontrollaktiviteter i løpet av året. Faste rapporteringer er organisert slik:

• Månedlig økonomirapportering fra virksomhetsledere til rådmannen
• Tertialvise rapporteringer - budsjettoppfølging fra rådmannen til formannskapet og kommunestyret
• Kvartalsvis rapportering av sykefraværet. Halvårsrapportene behandles i administrasjonsutvalget
• Halvårig avviksrapportering med videre behandling i administrasjonsutvalget
• Halvårlig rapportering av overtidslønn fra virksomhetsledere til rådmannen
• Halvårlig internrevisjon lønns- og ansattkontroll
• Årlig rapportering av HMS- og kvalitetsarbeidet
• Halvårlig beredskapsøvelse på overordnet nivå
• Årlig internkontroll av anskaffelse
• Vernerunde gjennomføres i alle virksomheter årlig

Hensikten med disse internkontrollene er å avdekke vesentlige avvik, og å sette i gang tiltak som skal sikre at kommunen planlegger, organiserer og utfører sin aktivitet i samsvar med lover og forskrifter. Internkontroll dreier seg i stor grad om å være beredt og å forebygge, og å gjøre dette på en slik måte at det gir trygghet for at kommunens utvikling går i ønsket retning. Rådmannen vil også presisere at mange internkontrollaktiviteter som utføres i kommunene ikke blir oppfattet som internkontroll, men som hensiktsmessige arbeidsformer som likevel bidrar til skjerpet oppmerksomhet i praksis. Internkontroll er sunn fornuft og god praksis satt i system.

3.6 ROS-analyser

Målet om overordnet ROS- og beredskapsplaner og minst én årlig øvelse i alle virksomheter og stabsavdelinger står ved lag. Det er fortsatt et stykke igjen før alle har dette på plass. Den årlige interne HMS-undersøkelsen som lederne svarer på, viser at det fortsatt er mange virksomheter og staber i Sola kommune som ikke har oppdatert helhetlig ROS (59 prosent), beredskapsplan (37 prosent) og minst én årlig øvelse (71 prosent). Det er lite endring fra tilsvarende egenrapportering i 2017.

3.7 Eierskap i selskaper

Kommunestyret vedtok i k-sak 8/15, møte 5. februar 2015, Eiermelding for Sola kommune. Den gir rammer for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i selskaper, stiftelser og kommunale foretak. Formannskapet er delegert ansvar for løpende oppfølging av kommunale foretak og selskaper, i tillegg til oppfølging av aksjoner etter selskapskontroller. Kommunereformen medfører endringer i eierbrøken i selskapene. Revidering av eiermelding vil synliggjøre dette i neste valgperiode.

I 2016 ble det for første gang gjennomført folkevalgtopplæring i eierpolitisk strategi med følgende temaer:

• Prinsipper og retningslinjer for kommunens eierstyring
• Oppgaver, myndighet og ansvar som følger rollen som medlem av styre, bedriftsforsamling eller eierorgan
• Juridiske rammer for eierstyring for den enkelte selskapsform

Rådmannen legger opp til tilsvarende opplæring i hver valgperiode.

Det ble gjennomført selskapskontroll av Rogaland brann og redning IKS.

Det har vært følgende utvikling og endringer av eierporteføljen i løpet av 2018:

• I k-sak 18/17, møte 23.mars 2017, vedtok kommunestyret at Sola kommune sammen med Sandnes, Stavanger og Randaberg kommuner realiserer det fjerde regionale idrettsanlegget som en del av folkehallene. Som følge av dette har kommunen tiltrådt eierskap i Multihallen og Storhallen IKS med en eierandel på 10,6 prosent med virkning f.o.m. 1. januar 2018. Endelig godkjenning og ajourføring av selskapsavtaler ble vedtatt i kommunestyret 14. juni 2018, k-sak 39/18.

3.8 Kontrollutvalg

I henhold til kommuneloven har kontrollutvalget det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalgets hovedmål er å se til at kommunen følger opp lover og regler og retter seg etter politiske vedtak. I tillegg vil kontrollutvalget påse at virksomhetene drives målrettet, effektiv, etisk forsvarlig og til det beste for kommunens innbyggere. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen ved blant annet å følge med på kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via orientering om kommunens tertialrapporteringer.

Som et ledd i kontrollutvalgets tilsyn med kommunens forvaltning, har kontrollutvalget invitert administrative ledere for å orientere kontrollutvalget i aktuelle saker.

I løpet av 2018 presenterte økonomisjefen både Årsrapport 2017, tertialrapporter 2018 og rådmannens forslag til Handlings- og økonomiplan 19-22 (denne sammen med rådmannen). Rådmannen orienterte om beredskapshåndtering i forbindelse med gasslekasjen på Sømme. Videre har kontrollutvalget behandlet skatteregnskap med kontrollrapport for 2017 (kemneren orienterte), og behandlet kommunes årsregnskap og gitt uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. 

Kontrollutvalget skal påse at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon i tråd med vedtatt plan.

Kontrollutvalget har i 2018 behandlet følgende rapport:

• Plansaker og planstrategi
• Varslingsrutiner og varslingshåndtering

Videre ble rapport om samhandlingsreform fulgt opp i KU.

I 2018 har KU bestilt følgende rapporter:

• Tiltak rettet mot risikoutsatte barn og unge – bestilt desember 2018
• PP-tjenesten – bestilt desember 2018

Kontrollutvalget vedtok i møtet i oktober 2018 at følgende saker skal prioriteres resten av sittende periode:

• PPT
• Forebyggende arbeid blant ungdom
• Barnevern

Når kontrollutvalget har behandlet en rapport om forvaltningsrevisjon, sendes denne over til kommunestyret for sluttbehandling. Når kontrollutvalget følger opp rapporten blir det sendt melding til kommunestyret om oppfølgingen.

Kontrollutvalget har også ansvar for å påse at kommunen fører kontroll med forvaltning av kommunens interesser i selskap m.m. (selskapskontroll). Kontrollutvalget har i 2018 behandlet selskapskontroll for Rogaland brann og redning IKS – rapport blir levert i 2018. Rapport IVAR IKS ble fulgt opp i 2018.

3.9 Etikk, likestilling og tiltak mot diskriminering

Sola kommune har som mål at alle skal ha likeverdige arbeids- og utviklingsmuligheter uavhengig av kjønn og kulturbakgrunn. Dette blir presisert under forhandlinger og i daglig drift.

3.10 Varsling

I oktober forelå forvaltningsrevisjonsrapporten om varslingsrutiner i Sola kommune. Forvaltningsrevisjonen viser at medarbeidere i Sola kommune har tillit til varslingsordningen og at det oppleves trygt å varsle. Sola kommune skal være en åpen og lærende organisasjon. Ansatte skal føle seg trygge i sitt ansettelsesforhold og oppleve å bli tatt på alvor ved varsling av kritikkverdige forhold.

Kommune har både avvik og varsling som en del av opplæringen for nye ledere og i den årlige HMS- opplæringen. Det er også utarbeidet e- læringskurs i avvik og varsling som er tilgjengelig for alle ansatte.

3.11 Statlige tilsyn

Fylkesmannen i Rogaland hadde høsten 2018 tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Fylkesmannen har også gjennomført et hendelsesbasert tilsyn i forhold til opplæringstilbud for en elev, og tilsyn med NAV i forbindelse med kommunens plikter etter introduksjonsloven. I tillegg har Arbeidstilsynet gjennomført tilsyn med Sola sjukeheim som en del av landsomfattende tilsyn.