4.1 Utvikling og digitalisering

Organisasjonens innovasjonsarbeid, forenkling, forbedring og fornying (FFF), har pågått de siste fire årene. Kommunens medarbeidere har økt kompetanse på bruk av innovasjonsverktøy, testet nye løsninger og flere virksometer har funnet nye og bedre måter å levere tjenester på. FFF-arbeidet har engasjert medarbeidere og ledere bredt i organisasjonen, og i 2018 ble kommunen nominert til KMDs innovasjonspris, som en av Norges tre mest innovative kommuner.  

Arbeidet med FFF har fortsatt også i 2018. God ledelse er avgjørende for gode utviklings- og endringsprosesser, og arbeidet med å tilrettelegge for lederutvikling både for virksomhetsledere og 1. linjeledere har fortsatt i 2018. Programmet har i 2018 konsentrert seg om temaene: nye verdier, gevinstrealisering og implementering og utrulling av planer.

Gevinstrealisering handler om å sørge for at de gevinstene som var forventet av et prosjekt faktisk blir realisert. Gjennom lederutviklingsprogrammet har kommunens ledere fått opplæring i verktøy som bidrar til at man tenker nytt i gjennomføringsfaser av prosjektet, og jobbes målrettet mot realisering av gevinster.

Medarbeiderdagen ble arrangert for alle ansatte vår 2018. Tema for dagen var kommunens nye verdier, raushet, mestring og mot, og hvordan verdiene omsettes til praksis i hverdagen.

Digitalisering

Digital satsing har vært en sentral del av utviklings- og endringsarbeidet i kommunen i året som har gått. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å forenkle, fornye og forbedre, og det handler om å tilby målrettede tjenester som er enkle å bruke, og som samtidig er effektive, sikre og pålitelige.

I 2018 vedtok kommunestyret kommunens første digitaliseringsstrategi for perioden 2018-2022. Strategien har satsingsområdene:

• Digital dialog og selvbetjening
• Digital arbeidshverdag
• Innbyggerinvolvering og digital medvirkning

I 2018 har arbeidet med digitalisering særlig hatt en satsing mot digital dialog og selvbetjening. Det er lagt ned et arbeid for å gi innbyggere i Sola kommune digitale førstevalg, særlig gjennom økt bruk av digital post, bookingsløsning for kontakt med saksbehandlere og videreutvikling av digital skjemaløsning.

Kommunene i Rogaland har gått sammen om et regionalt digitaliseringssamarbeid som har til hensikt å arbeide med digitale muligheter og løsninger i et fellesskap. Sola kommune er også med i KS` felles finansieringsordning for digitaliseringsprosjekt. Ordningen har som mål å utvikle digitale fellesløsninger for hele sektoren samlet.

4.2 Kommunikasjon

Kommunens språksatsing – klarspråk

Sola skal være en klarspråkkommune. Med klarspråk mener vi korrekt, klart og brukertilpasset språk, og målet er at vi skal ha et klart språk i alle våre tekster – fra brev og e-post til kommuneplan og nettsider.

Klart språk handler om å sette seg inn i målgruppens behov: Hva ønsker de av informasjon? I hvilken form og stil skal informasjonen formidles? Hva er det viktigste budskapet, og gjennom hvilke kanaler når vi målgruppa?

Høsten 2018 startet klarspråkarbeidet for alvor i kommunen. I forkant ble det søkt om og gitt tilskudd fra KS (Kommunesektorens organisasjon) til å bygge en kultur for klarspråk i organisasjonen, der de ansatte føler eierskap til arbeidet de gjør for å formidle et klart og tydelig budskap til innbyggerne i Sola. Arbeidet startet med virksomhetsområdet samfunnsutvikling i 2018, med gjennomføring av både klarspråkkurs og skriveverksteder. Det ble også etablert en prosjektgruppe for klarspråkarbeidet.

Ny grafisk profil og styrket tilstedeværelse i sosiale medier

Kommunikasjon som fagfelt er i stor utvikling. Sosiale medier, video og individrettet kommunikasjon overtar i stadig større grad for tradisjonell massekommunikasjon og informasjon. Den enkelte innbyggers mulighet for innsyn og deltakelse har økt betraktelig. Dette stiller store krav til omstilling i kommunens måte å kommunisere på, og gir i tillegg nye muligheter for å involvere innbyggerne mer i de demokratiske prosessene.

Det gode arbeidet med kommunikasjon i sosiale medier har fortsatt i 2018. I større grad enn tidligere inviteres innbyggerne nå til dialog og til å stille spørsmål. Alle spørsmål blir besvart, engasjementet øker og budskap når ut til flere innbyggere. De mest brukte sosiale kanalene benyttes til utadrettet kommunikasjon og informasjonsspredning, men også til å videreformidle innbyggernes innspill til kommunen. Dette bidrar til å styrke innbyggerinvolveringen.

Sola kommune fikk ny grafisk profil i 2018 som skal være en rød tråd i kommunikasjonen både internt og eksternt. Målet er én felles visuell identitet for å synliggjøre opplevelser, tjenester og tilbud fra Sola kommune, slik at det er tydelig hva fellesskapets midler går til.

4.3 IKT

Utbygging av WIFI innen levekår ble ferdigstilt i henhold til planen. Planleggingen av infrastruktur i nytt rådhus og nytt sykehjem, og forsterkninger i annen infrastruktur er gjennomført. Det jobbes tett med personalavdelingen om strømlinjeforming og integrering av sentrale systemer og rollebaserte tilganger. Det jobbes også med å få til redundans knyttet til løsninger som er kritiske for kommunen (nettverk, internett, telefoni).

Digitalisering er noe som påvirker IKT i høy grad, og som vil kreve mye ressurser i tiden som kommer. Kommunen samarbeider om dette på tvers av avdelinger, og de aller fleste vil bli berørt av dette i tiden som kommer.

Skolene oppgraderer også sine audiovisuelle løsninger fra Smart Board til 86 tommers skjermer, og alle lærerne har fått hver sin Chromebook.

4.4 HMS og kvalitet

Å bygge kultur har fortsatt i 2018 gjennom HMS-satsingsområde «jeg og vi med ansvar for hverandre». Utarbeidelse og implementering av verktøy og metoder for samhandlingsprosesser relatert til endring, omstilling og konflikter er prioritert.

Sola kommune er en IA- bedrift, og har fokus på inkluderende arbeidsliv og sykefravær. Sykefraværet totalt for 2018 var 7,9 %. Fra 2017 til 2018 har sykefraværet økt med 0,2 %, fra 7,7 % totalt i 2017. Det jobbes systematisk og målrettet med å redusere sykefraværet, og i 2018 har virksomhetene og ledere hatt opplæring i og fokus på roller, krav og forventinger i sykefraværsoppfølgingen. Det er også utarbeidet gode rutiner og kurs knyttet til forebygging og oppfølging.

Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor ble gjennomført for andre gang i 2018. Medarbeiderundersøkelsen er et utviklingsverktøy hvor arbeidsgiver og arbeidstaker sammen skal reflektere over hva som skaper resultater og bygger en kultur og et arbeidsmiljø som gjør at medarbeiderne har det bra og lykkes i arbeidet. Oppfølgingsarbeidet er en viktig del av undersøkelsen, og fortsetter fram til neste medarbeiderundersøkelsen i 2020.

Helsefremmende arbeidsplasser har fått økt oppmerksomhet. Det innebærer oppmerksomheten mot forhold som bidrar til å bevare og fremme helse gjennom økt mestring og mer motstandskraft og overskudd. Medarbeiderskap og involvering fra medvirkningsapparatet har vært suksessfaktorer.

Risikoen for å bli utsatt for vold og trusler varierer etter næring og yrke. Vold og trusler kan potensielt skje i alle næringer og yrker der arbeidstakerne må forholde seg til tredjepersoner. Kvinner er mer utsatt enn menn, og en forklaring kan være at det er flere kvinner enn menn som arbeider i utsatte bransjer. Det er lagt ned arbeid i risikovurdering og tiltaksplaner av arbeidsmiljøet til ansatte, og dette arbeidet vil fortsette.

Avvik har en sentral plass i kommunens utviklingsarbeid, og er en del av kommunens internkontroll. Kontinuerlig fokus og opplæring på melding av avvik og avviksbehandling er nødvendig for å lykkes i arbeidet. Avvik er fast tema i HMS- opplæringen, og på forespørsel bistås enkeltvirksomheter i arbeidet med avvik. Sektorverneombudsmøtene har blitt brukt som arena for å innvolvere medvirkningsapparatet i arbeidet.

4.5 GDPR

EUs forordning GDPR ble innordnet i norsk personopplysningslov fra 20. juli 2018. Å opprette personvernombud ble obligatorisk for kommunene.

Prioritering har vært å fokusere på opplæring, informasjon og registrering av behandlinger og systemer. Det er gjennomført e-læringskurs i GDPR og informasjonssikkerhetskurs både for ledere og alle ansatte. Det har vært gjennomført workshop for tjenesteområdene for å få registrert behandlinger vi gjør med personopplysninger. Rutiner er gjennomgått og revidert. Det er inngått databehandleravtaler med mange av de som behandler personopplysninger for oss.

Vi har meldt 5 avvik til Datatilsynet. Fra innføring av GDPR til årsskiftet har vi registrert 34 avvik med potensiell risiko for personvernet. De fleste avvik er dokumenter på avveie. Avvikene er fulgt opp og lukket.

Risikobildet henger sammen med teknologisk utvikling og samfunnsutvikling. Personvern og informasjonssikkerhet må gjennomstrømme videre utviklingsarbeid.

4.6 Beredskap

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (HROS) ble revidert i 2018. Samtidig med denne saken fikk kommunestyret seg forelagt saken Strategi for samfunnssikkerhet og beredskap. Begge disse gir føringer for arbeidet med dette temaet i handlingsplanperioden.

Det pågår fortsatt aktiviteter for å sikre en mer robust grunnberedskap i Sola kommune. Virksomhetene forventes å ha egne risiko- og sårbarhetsanalyser og beredskapsplaner. Kurs og faglig støtte tilbys fra organisasjonsavdelingen og stabene i tjenesteområdene.

Risikobildet i Norge er i kontinuerlig endring, noe som skyldes samfunnsutviklingen og internasjonale forhold. Store endringer i den sikkerhetspolitiske situasjonen, klimaendringer, legemiddelmangel og cyberkriminalitet er eksempler på områder som blir stadig mer tydelig som store utfordringer også for kommuner.

4.7 Opplæring

I 2018 implementerte kommunen e-læringssystem for alle ansatte. Det ble opprettet en egen e-læringsportal med kurs tilgjengelig for alle ansatte. Det ble også utarbeidet et introduksjonskurs for nyansatte, som tilbyr opplæring i blant annet kommunens strategiske mål, visjon og verdier, organisasjonsstruktur, varsling- og avviksystem og kommunens arbeid med FFF (forenkling, forbedring og fornying). Målet med et digitalt opplæringsprogram er at nye ansatte tidlig får god kjennskap til organisasjonen og til sentrale planer og satsinger.

Det er også gjennomført egen opplæring for nye ledere.

4.8 Lærling

Ved utgangen av 2018 var det 25 lærlinger i Sola kommune.

11 lærlinger fullførte sin læretid og tok fagprøve i sitt fag i 2018. Én lærling valgte selv å avslutte læreforholdet.

4.9 Dokumentbehandling

Gjennom hele 2018 har dokumentsenteret jobbet med utvikling av Websak og innføring av nye rutiner og arbeidsmåter. Ungdomsteam har nå overført sin saksbehandling via arbeidsflyter i Websak.

Documaster-prosjektet

Sammen med IKT har dokumentsenter avlevert alle ESA-databaser til Documaster som skal jobbe videre med datarydding og avlevering til Interkommunalt Arkiv i Rogaland.

I tillegg har både IKT og dokumentsenteret jobbet tett med digitalisering og samhandling mellom fagsystemer som kommunen bruker.

4.10 Seniorpolitikk

Senioravtalen gir ulike typer tiltak for ansatte som står i jobb etter fylte 62 år. Målet er å få flere seniorer til å stå i arbeidslivet og med det nytte kompetansen videre. 42 ansatte har inngått seniorpolitisk avtale i 2018.

4.11 Erkjentlighet

Ordføreren arrangerer en årlig tilstelning for å hedre ansatte med lang tids tjeneste. Det deles ut erkjentlighetsgave til personer som har vært ansatt i 25 og 40 år, og til ansatte som slutter etter 20 års tjeneste.

4.12 Ansatte

Bemanningsutvikling

Tabellene under viser aktive ansatte i Sola kommune i 2018. Stillinger som er midlertidig vakante er ikke med i uttrekket. Ansatte som har blitt omstilt er også med i tallene som fremkommer.

Lønnsutvikling

Det har i 2018 være en positiv utvikling lønnsutvikling totalt i kommunen, selv om kommunen hadde et moderat lønnsoppgjør.

Ansatte fordelt på kjønn, heltid og deltid

Oversikten viser at det fremdeles er kvinner som hovedsakelig arbeider deltid i Sola kommune. Sola kommune jobber aktivt for å få flere heltidsstillinger, blant annet i et samarbeid med KS. Det er satt ned en arbeidsgruppe fra Sola kommune som består av arbeidsgiver og tillitsvalgt.